Personvern

Personopplysningsloven består av nasjonale regler og EUs personvernforordning (GDPR - general data protection regulation). Forordningen er et sett regler som gjelder for alle EU/EØS-land. Denne gir deg som innbygger en utvidet rett til selv å fastsette hvordan dine personopplysninger skal behandles, og hvem som skal få tilgang til personopplysningene dine. 

Lov om behandling av personopplysninger(personopplysningsloven)

Personopplysningsloven innebærer blant annet at

• kommunen skal være mer åpen rundt innsamling og bruk av personopplysninger. Den som ber om samtykke til å bruke opplysninger om deg skal gi klar og tydelig informasjon om hvordan personopplysningene skal brukes.
• kommunen skal grunngi og avgrense bruken av personopplysninger. Det er ikke lov å samle inn eller lagre personopplysninger man ikke trenger. Opplysninger som det ikke lenger er behov for skal slettes.
• kommunen skal korrigere uriktige eller ufullstendige opplysninger. 
• under visse vilkår kan man ha rett til å ta med personopplysninger fra en virksomhet til en annen. 
• du har i visse tilfeller en rett til å protestere mot behandling av personopplysningene dine.

Åfjord kommune samler inn og behandler personopplysninger som vi trenger for å utføre våre lovpålagte oppgaver og andre tjenester. Det samme gjelder for å kunne saksbehandle henvendelser vi får fra deg. Dette gjelder også i relasjon til kommunens ansatte, foreninger, virksomheter og andre samarbeidspartnere.

Åfjord kommune henter inn nødvendig informasjon fra deg direkte, når du søker om en tjeneste fra kommunen. 

Når vi tilbyr lovpålagte tjenester til innbyggerne våre, kan vi hente opplysninger om deg fra andre offentlige myndigheter eller offentlige register. Dette kan være likningsopplysninger eller andre opplysninger fra Skatteetaten, NAV eller folkeregisteret. Dette gjøres kun når det er nødvendig. Vi kan også be deg om å opplyse annen type informasjon når du eksempelvis søker om en tjeneste eller ytelse. 

Du har alltid rett til å vite hvor vi henter opplysninger om deg i forbindelse med tjenestene og ytelsene du får i kommunen. De forskjellige fagområdene skal opplyse deg om dette i forbindelse med f.eks. søknad på tjenester/ytelser. 

Åfjord kommune behandler

• kontaktopplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse
• opplysninger som er nødvendige for å identifisere deg, som fødselsnummer, D-nummer, kjønn, statsborgerskap
• opplysninger om relasjonene dine til andre, f.eks. navn på ektefelle, samboer, barn, sivilstatus
• helseopplysninger som diagnose, medisiner
• opplysninger knyttet til de tjenestene som du benytter, f.eks. barnehage, skole, byggesak, renovasjon m.m. 

Du kan lese mer på Datatilsynet sine sider om hva som blir regnet som personopplysninger. 

Taushetsbelagte opplysninger er kun tilgjengelig for personell som har behov for å se dem. Det vil i praksis si saksbehandlere og arkivpersonell. Dette kan gjelde henvendelser/opplysninger om

• personalforhold
• skoleelever
• barn i barnehage
• inkasso/kommunal innfordring
• startlån
• bostøtte
• pasient- og klientsaker
   

Opplysningene oppgis ikke til tredjeparter andre enn dem som er nevnt her.

Henvendelser uten taushetsbelagte opplysninger er offentlig informasjon. Dette kan dermed publiseres på kommunens postliste (vi publiserer ikke fødselsnummer på lista).

Les mer om personopplysninger på datatilsynet.no

Når du fyller ut skjema eller benytter deg av innloggede tjenester, vil dine personopplysninger bli registrert av Åfjord kommune. Informasjonen som sendes inn blir behandlet som fortrolig, med mindre du har gitt samtykke til noe annet. Opplysningene vil være tilgjengelige for saksbehandlende enhet i kommunen, og benyttes til sakens opprinnelige formål. Opplysninger skal ikke lagres lenger enn det som er nødvendig ut fra formålet de er blitt brukt til. Vi har likevel plikt til å oppbevare opplysninger der arkivlov eller annen lovgivning stiller krav om det.

Noen ganger kan kommunen ha behov for å henvise saken til et annet forvaltningsorgan. Da vil personen det gjelder informeres, og tillatelse vil etterspørres for evt. overføring av opplysningene.

Vi beskytter opplysningene i registrene våre på ulike måter. For eksempel gjennom brannmurer, og ved å kontrollere hvem som har tilgang til bygningene våre. Vi sikrer at kun de som har et tjenstlig formål får tilgang til dine opplysninger. Vi kontrollerer også de ansattes behandling av personopplysninger i systemene. Alle ansatte i kommunen gjennomgår jevnlig opplæring i hvordan personopplysninger skal behandles. I noen tilfeller kan dine personopplysninger bli utlevert til eksterne mottakere, som for eksempel NAV og Utdanningsdirektoratet.

Alle ansatte i kommunen har taushetsplikt. De ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til personlige opplysninger om deg, dersom du ikke har gitt samtykke til dette. For enkelte saksområder er taushetsplikten særlig streng, og enkelte av særlovene gir særlige strenge regler om dette.

Enhver som ber om det, skal få vite hvordan opplysningene om egen person blir behandlet.

Du har rett til innsyn

Ønsker du å vite hva en kommunal tjeneste har av personopplysninger om deg, kan du kontakte kommunen. Da skal du få svar på hva slags opplysninger kommunen har om deg, hva de skal brukes til, og hvor de er innhentet fra. Dette gjelder så vel elektroniske som manuelle registre. Har du et generelt spørsmål om personopplysninger og innsyn, ta kontakt med kommunen. 

Du har rett til å kreve at feil blir rettet

Du har rett til innsyn i dokumenter til saker som handler om deg, og kan kreve at feilaktige eller mangelfulle opplysninger om deg blir rettet.

Sperre eller slette opplysninger

Du kan kreve at unødvendige opplysninger om deg blir sperret eller slettet. Dette gjelder ikke dersom opplysningene skal oppbevares i tråd med andre lover. For eksempel regnskapsloven, offentlighetsloven og arkivloven.

Du kan protestere og/eller klage til Datatilsynet dersom du mener personopplysninger behandles i strid med denne erklæringen.

Når du besøker hjemmesiden vår, vil du kunne legge igjen personopplysninger når du

• søker på en tjeneste via våre digitale skjema
• trykker på tilbakemeldingsknappen «Fant du det du lette etter» nedenfor en artikkel/side
• via webskjema der du ikke logger deg inn

Opplysningene du oppgir i skjemaet blir i første omgang lagret hos vår databehandler ACOS AS (med TeleComputing Norge som underleverandør) på vegne av oss. De blir deretter overført til våre egne arkiv. I våre arkiv blir opplysningene oppbevart så lenge som det er behov for disse for å kunne oppfylle våre forpliktelser overfor deg. Når opplysningene er overført til oss kan de bli slettet fra ACOS AS' systemer. Opplysninger om din brukerprofil blir lagret i ACOS AS' systemer på ubestemt tid, inntil du selv foretar sletting av din brukerprofil. Brukerprofilen består av: navn, adresse, e-postadresse og telefonnumre.

Alle opplysninger du oppgir overføres kryptert fra din enhet til vår databehandler sine systemer, og derfra kryptert videre til oss. Opplysningene gjøres kun tilgjengelig for personell som har behov for å se disse, nærmere bestemt: arkivpersonell hos oss, saksbehandlere hos oss, teknisk personell hos databehandler (frem til dataene er overført), og teknisk personell hos oss. NB! Skjema-henvendelser som gjelder bygg og eiendom, kommunalteknikk og andre tjenester som ikke er unntatt offentlighet, kan bli offentliggjort på kommunens postliste.

Kommunen har også skjema i pdf-format som kan sendes inn som papir. Opplysninger som sendes inn via disse behandles som personopplysninger for øvrig. Vi ber deg om ikke å sende inn sensitive opplysninger via e-post.

Ønsker du å vite mer om vår behandling av personopplysninger?

Skriv til oss 

Du kan sende en skriftlig henvendelse til oss ved å bruke kommunens kontaktskjema. Det er et sikrere og bedre alternativ til e-post. Vi ønsker derfor at du benytter kontaktskjemaet for skriftlige henvendelser. For å benytte skjemaet, må du logge inn med din elektroniske ID. Når henvendelsen din kommer inn, blir den registrert og videresendt til rette mottaker i kommunen. 

Kontaktskjema

NB: All post til og fra kommunen er offentlig dersom den ikke inneholder taushetsbelagte opplysninger. Det betyr at du kan finne brevet ditt omtalt, sitert eller gjengitt i sin helhet i media.

Ønsker du å vite mer hvordan du kan kontakte oss? Les mer via lenken:

Kontakt Åfjord kommune